เลขานุการ (Secretary)
ในสังคมของการเปลี่ยนแปลงรวมทั้งการแข่งขันกันอย่างรุนแรงทางธุรกิจ ทำให้บทบาทหน้าที่ของเลขานุการต้องปรับเปลี่ยนและพัฒนาให้สอดคล้องกับการบริหารงานของผู้บริหารแห่งยุคการแข่งขันด้วย เลขานุการถือเป็นบุคคลที่มีบทบาทสำคัญของหน่วยงานในการผลักดันองค์กรให้ก้าวไปสู่ความสำเร็จ ด้วยบทบาทหน้าที่ที่มิได้ถูกจำกัดเพียงงานประจำธรรมดาเท่านั้น แต่ยังได้ก้าวขึ้นไปถึงฐานะผู้ช่วยที่ใกล้ชิด และได้รับความไว้วางใจจากผู้บริหาร อีกทั้งยังเป็นผู้ประสานงาน เชื่อมโยงระหว่างผู้บริหารกับบุคคลอื่นๆ ทั้งในและนอกองค์กร ดังนั้น เลขานุการต้องเข้าใจบทบาทของตนเป็นอย่างดี มีการพัฒนาตนเองอย่างมีแบบแผน รวมทั้งหาวิธีการปรับปรุงงานที่ต้องรับผิดชอบให้มีผลงานดีขึ้น ลดข้อผิดพลาดของงาน และพัฒนาตนเองเพื่อเผชิญกับงานที่มีขอบเขตกว้างขวาง ยุ่งยากซับซ้อนมากยิ่งขึ้น จะทำให้ผลให้ประสบความสำเร็จในตำแหน่งหน้าที่การงาน ความก้าวหน้าขององค์กร และเป็นที่ต้องการขององค์กรที่จะขาดเสียมิได้
ความหมายของเลขานุการ (Secretary)
เลขานุการในภาษาอังกฤษ คือ Secretary เป็นศัพท์มาจากภาษาลาตินว่า “Secretum” แปลว่า “Secret” ซึ่งแปลเป็นภาษาไทย คือ “ความลับ” ผู้ที่ทำงานในตำแหน่งเลขานุการ ก็คือผู้ที่รู้ความลับของผู้บังคับบัญชาหรือนายจ้าง ดังนั้น เลขานุการตามความหมายจึงต้องเป็นผู้รอบคอบเป็นผู้ที่ไว้เนื้อเชื่อใจได้และเหมาะสมกับตำแหน่ง คำว่า Secretary มีตำราทางวิชาการได้ให้นิยามความหมายของแต่ละตัวอักษรซึ่งสื่อถึงคุณลักษณะของเลขานุการที่ดีไว้ดังนี้
S หมายถึง Sense คือ การมีสามัญสำนึกรู้จักรับผิดชอบในการทำงานว่า สิ่งใดที่ควรจะทำไม่ควรทำ เป็นผู้ไม่ทำงานโดยปราศจากความยั้งคิด รวมถึงการแต่งกายให้ถูกต้องตามกาลเทศะ และมีการตัดสินใจอย่างเด็ดขาด
E หมายถึง Efficiency คือ การมีสมรรถภาพในการทำงาน สมรรถภาพเป็นเรื่องที่มีอยู่ในตัวบุคคลแต่ละบุคคลย่อมมีสมรรถภาพมากน้อยแตกต่างกัน การปฏิบัติงานและผลงานจะแสดงถึงสมรรถภาพของ การทำงานที่เพิ่มขึ้นหรือลดลงได้
C หมายถึง Courage คือ ความมุมานะของบุคคล ซึ่งขึ้นอยู่กับจิตใจที่จะทำงานให้สำเร็จลุล่วงตามความมุ่งหมาย
R หมายถึง Responsibility คือ ความรับผิดชอบ คือต้องเป็นผู้ลงมือทำงานด้วยตนเอง และต้อง รับผิดชอบด้วย ไม่ใช่คอยรับงานจากผู้อื่นอย่างเดียวเท่านั้น
E หมายถึง Energy คือ พลังในการทำงาน เลขานุการต้องรู้จักแบ่งเวลาการทำงานให้ถูกต้อง เพื่อร่างกายได้รับการพักผ่อนตามสมควรอันจะส่งผลต่อการทำงานระยะยาว
T หมายถึง Technique คือ การรู้จักดัดแปลงให้เหมาะสม เทคนิคนี้เป็นเรื่องของแต่ละคน แต่อาจจะเลียนแบบจากผู้อื่นและนำเทคนิคมาพัฒนาให้ดีขึ้นได้
A หมายถึง Active คือ เลขานุการต้องตื่นตัวอยู่เสมอแม้จะมีงานมากน้อยก็ต้องมีความกระตือรือร้นอยู่เสมอ
R หมายถึง Rich คือ ความสมบูรณ์ในด้านจิตใจและศีลธรรม หากเลขานุการเป็นผู้ด้อยทางศีลธรรม และวัฒนธรรมอาจทำให้การงานเสียได้ แต่ทางกลับกันหากเลขานุการเป็นผู้มีคุณธรรมที่ดี ก็จะนำความ เจริญมาสู่องค์กรที่ตนทำงานอยู่ได้
Y หมายถึง Youth คือ ตำแหน่งเลขานุการเหมาะสำหรับคนที่มีความอ่อนโยน แลดูสดชื่นเหมือนคนวัยหนุ่มสาว เพราะงานนี้เป็นงานที่ต้องติดต่อกับคนทั่วไปต้องอาศัยมารยาทที่อ่อนน้อมถ่อมตน
ประเภทของเลขานุการ
แบ่งตามหลักวิชาการ
1. เลขานุการประจำตำแหน่ง ( Organization )
2. เลขานุการส่วนตัว ( Private )
3. เลขานุการกิตติมศักดิ์ ( Honorary)
4. เลขานุการพิเศษ ( Special )
แบ่งตามหน้าที่ความรับผิดชอบ
1. เลขานุการขั้นต้น ( Junior ) (Primary = ขั้นต้น)
2. เลขานุการขั้นสูง ( Senior )
3. เลขานุการขั้นบริหาร ( Administrative or Executive Secretary) งานที่ทำคืองานวางแผน การจัดสำนักงาน งานสั่งการ
งานของเลขานุการ
